نامه نویسی اداری

کتاب نامه نویسی اداری

نقش پررنگ انواع نوشته‌های اداری در تصمیم‌گیری و برقراری ارتباط بر کسی پوشیده نیست. مکاتبات اداری به مجموعه‌ی اسنادی گفته می‌شوند که در سازمانهای مختلف بین افراد، واحدها و اداره‌ها نوشته می‌شود و شامل نامه‌های اداری، گزارش، صورت‌جلسه، بخشنامه، آیین‌نامه، دستورالعمل و ... می‌باشد. هدف اصلی و اساسی تک تک این مکاتبات یکپارچه سازی و آسان نمودن انواع  ارتباط داخلی و خارجی است. از آنجایی که مبانی تصمیم‌ها و ایجاد رویه‌ای یکنواخت در انواع اداره‌ها بستگی به مکاتبات دارد در درجه اول رعایت اصول استاندارد سازی این نوشته‌ها بسیار مهم است و از طرفی هم انواع این نوشتار اداری نشان دهندة میزان دانش، تخصص و کارایی کارکنان و مدیران آن مجموعه است.

مدیریت و پیگیری انواع مکاتبات اداری برای آسان‌سازی انجام کارها و فعالیت‌های یک اداره بسیار با اهمیت است چرا که از طریق مکاتبات اداری، کارها و فعالیت راحت‌تر پیگیری می‌شوند و همچنین جریان اطلاعات در سازمانها بهبود می‌یابد و سرانجام کارایی و اثربخشی سازمانی و انواع ارتباط داخلی و خارجی را افزایش می‌دهد.

کتاب حاضر در شش فصل تدوین شده است و در هر فصل به یکی از انواع نوشته‌های اداری پرداخته‌ایم. بخش اول طرز تهیه نامه‌های اداری است در این بخش ضمن تعریف، اهداف و انواع نامه‌های اداری شیوة نوشتن هر یک از آنها با روش علمی همراه با قواعد و نمونه‌ها سعی کردیم ساده‌ترین روش را براساس ساختار کلی نامه‌های اداری را آموزش بدهیم. سعی کردیم قواعد و فرمول‌ هر یک از نامه‌هایی که در اداره‌های مختلف کاربرد دارند چون نامه‌های درخواستی در رده‌های مختلف و نامه‌هایی که بیانگر مطلب اداری هستند و همین‌طور دیگر نامه‌های اداری به همراه نمونه و شاهد مثال برای هر یک، راه را برای کارکنان که قصد نوشتن انواع نامه را دارند، هموار سازیم. بخش دوم مربوط به بخشنامه است در این بخش ضمن تعریف بخشنامه ، تبیین ساختار و انواع آن را همانند نامة اداری با نمونه‌های چندگانه، شیوة درست نوشتن آن را آموزش بدهیم. بخش سوم کتاب در باب صورت‌جلسه است که ضمن برشمردن تمام ویژگی‌های ساختاری و انواع آن، با نمونه‌های جداگانه، برای هر یک از انواع صورت جلسه، شیوة درست نوشتن را بیان کنیم. بخش چهارم در باب گزارش نویسی اداری است. با توجه به اهمیت گزارش و انواع آن و همچنین کاربرد وسیع انواع گزارش در اداره‌ها سعی کردیم به دو نوع گزارش کوتاه اداری و بلند (طولانی) با آوردن شاهد و نمونه، ساده‌ترین راه را برای نوشتن ارائه بدهیم تا آن سردرگمی که بسیاری از کارکنان در تهیه گزا رش دارند، برطرف سازیم. بخش پنجم مربوط به آیین‌نامه است، با توجه به کاربردی بودن این نوع نوشته و کارآیی آن در اداره‌های مختلف سعی کردیم هم شیوة نوشتن آن را آموزش بدهیم و هم ضمن برشمردن تمام ویژگی‌های ساختاری، کارکنان را در شناخت انواع آیین‌نامه یاری بدهیم و سرانجام بخش آخر مربوط به دستورالعمل است، در این بخش ضمن تبیین و تعریف دستورالعمل و انواع آن، قواعد مربوط به هر دستورالعمل همراه نمونه متنی با ساده‌ترین زبان آموزش بدهیم.

نامه نگاری اداری

نامه در زبان فارسی پهلوی «نامک» است به معنی کتاب و نام‌های دیگری نیز داشته است: رقیمه، تعلیقه، رقعه، طومار.

به تمامی مکاتبات اداری در شکل‌های مختلف «نامه‌نگاری اداری» می‌گویند، به عبارتی:

نامه‌نگاری اداری به تمامی مکاتباتی گفته می‌شود که در اداره‌ها و سازمان‌های دولتی و غیر دولتی و شرکت‌های خصوصی نوشته و رد و بدل می‌شود. هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری باشد و به عنوان وسیله‌ای ارتباطی داخل و خارج از وزارتخانه، سازمان یا مؤسسه استفاده ‌شود، نامه‌نگاری اداری گویند.

نامه‌نگاری اداری شامل انواع گوناگونی چون: نامه، بخش‌نامه، آئین‌نامه، دستورالعمل، گزارش و صورت‌جلسه است.

تمامی نامه‌های اداری در دبیرخانه اداره‌ها ثبث و ضبط و بایگانی می‌شوند و از لحاظ ارزش و اعتبار جزو اسناد دولتی و رسمی محسوب می‌گردند و در مواردی نیز از اعتبار حقوقی برخوردار و قابل استنادند. این نامه‌ها به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که اداره‌ها و مؤسسه‌های دولتی است «اداری» و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری «رسمی» نامیده می‌شود.

در گذشته، نامه‌نگاری اداری فن و هنری ویژه بود که به آن منشأت نویسی و ترسل می‌گفته‌اند و فن انشاء و نویسندگی در ادب فارسی، جایگاه ویژه‌ای داشت. قدیم‌ترین نمونه‌های نامه‌نگاری در ایران مربوط به ساسانیان و زبان پهلوی است. در گذشته نامه‌ها و منشأت به سلطانیات و اخوانیات تقسیم می‌شدند. سلطانیات، نامه‌ها و فرامینی بود که از دربار صادر می‌شد و اخوانیات، نامه‌های دوستانه و خصوصی بود.

نامه‌های اداری امروزه یکی از پرکاربردترین انواع نگارش اداری به شمار می‌روند. نه تنها با گسترش رسانه‌های ارتباطی، بلکه از دیرباز، نامه‌ با شکل‌ها و شیوه‌های گوناگون خود جایگاهی ویژه داشته است. بیش از ده‌ها کتاب با عنوان منشأت، فرآمین، نامه‌ها، نامه‌نگاری و مراسلات خود گواه این مدعاست. در طول تاریخ، نامه و نامه‌نگاری آداب و فنون خاص خود را داشته است. امروزه با پیشرفت‌های سریع در عصر ارتباطات و ظهور سایت‌های اینترنتی و سرعت پیام‌رسانی، باز از اهمیت‌نامه و نامه‌نگاری کاسته نشده، بلکه تنها شکل ارسال آن تغییر یافته است. جز در میان توده مردم، عمده‌ترین کارکرد نامه‌نگاری در روابط اداری (درون سازمانی و برون سازمانی) است.